Политика обработки персональных данных
Редакция 1 от [дата утверждения]
Черновик. Места, выделенные жёлтым, заполняет оператор до начала закрытой беты.
1. Общие положения
1.1. Настоящая Политика определяет порядок обработки и меры по обеспечению безопасности персональных данных в сервисе «Legal AI Platform» по адресу [домен сайта] (далее — Сервис). Политика разработана во исполнение ч. 2 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон о персональных данных).
1.2. Термины используются в значениях, установленных ст. 3 Закона о персональных данных.
1.3. Политика опубликована в открытом доступе на странице Сервиса и действует в отношении всех персональных данных, которые обрабатываются в Сервисе.
1.4. Согласие пользователя на обработку персональных данных оформляется отдельным документом — Согласием на обработку персональных данных.
2. Сведения об операторе
- Наименование: [полное наименование оператора]
- ИНН [ИНН], ОГРН (ОГРНИП) [ОГРН]
- Адрес: [адрес места нахождения]
- Почта для обращений: [почта для обращений по персональным данным]
- Регистрационный номер в реестре операторов персональных данных Роскомнадзора: [номер после подачи уведомления]
- Ответственный за организацию обработки персональных данных: [ФИО и должность]
3. В каком качестве мы обрабатываем данные
3.1. Как оператор — в отношении персональных данных пользователей Сервиса (адвокатов, сотрудников адвокатских образований) и лиц, которые обращаются к нам.
3.2. По поручению оператора (ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных) — в отношении персональных данных, содержащихся в материалах дел, которые загружают пользователи: сведений о доверителях, подзащитных и иных участниках судопроизводства. Оператором этих данных является адвокат или адвокатское образование, которое их загрузило. Поручение и его условия содержатся в [название и пункт пользовательского соглашения / договора].
3.3. Данные из материалов дел мы обрабатываем только для того, чтобы Сервис выполнял функции, которые выбрал пользователь: хранение, распознавание текста, обезличивание, подготовка выжимок и черновиков. Мы не используем их в собственных целях и не раскрываем их. Администрация Сервиса не имеет доступа к содержимому дел; доступ к делу есть только у пользователей адвокатского образования, которым он предоставлен.
4. Цели, данные, основания и сроки
4.1. Регистрация и предоставление доступа к Сервису
- Чьи данные
- Пользователи Сервиса
- Какие данные
- ФИО, адрес электронной почты, пароль (хранится только в виде хеша), ключ двухфакторной аутентификации, членство и роль в адвокатском образовании, реквизиты адвоката для документов (регистрационный номер, удостоверение) — если пользователь их указал
- Основание
- Исполнение договора, стороной которого является пользователь (п. 5 ч. 1 ст. 6); согласие (п. 1 ч. 1 ст. 6)
- Срок хранения
- До удаления аккаунта (по запросу пользователя или после прекращения договора) — удаление в течение 30 дней; в зашифрованных резервных копиях — ещё до 35 дней
4.2. Безопасность Сервиса и журнал доступа
- Чьи данные
- Пользователи Сервиса
- Какие данные
- IP-адрес, тип браузера и устройства, дата и время входа и действий, технические идентификаторы (без содержимого дел)
- Основание
- Законные интересы оператора и обязанность обеспечивать безопасность персональных данных (п. 7 ч. 1 ст. 6, ст. 19)
- Срок хранения
- 3 года, затем записи удаляются автоматически
4.3. Обращения и обратная связь
- Чьи данные
- Пользователи Сервиса
- Какие данные
- Адрес электронной почты, адвокатское образование, текст обращения (хранится в зашифрованном виде)
- Основание
- Исполнение договора (п. 5 ч. 1 ст. 6); согласие (п. 1 ч. 1 ст. 6)
- Срок хранения
- [срок хранения обращений, например 3 года]
4.4. Учёт согласий на обработку персональных данных
- Чьи данные
- Пользователи Сервиса
- Какие данные
- Дата и время согласия, номер редакции Политики, IP-адрес, тип браузера
- Основание
- Обязанность оператора доказать получение согласия (ч. 3 ст. 9)
- Срок хранения
- До удаления аккаунта
4.5. Работа с материалами дел (по поручению оператора)
- Чьи данные
- Доверители, подзащитные, иные участники судопроизводства
- Какие данные
- Сведения, содержащиеся в загруженных документах и карточке дела, в том числе ФИО, даты рождения, адреса, паспортные данные, телефоны, а также сведения о судимости и иные сведения, которые может содержать уголовное дело. Изображения лиц на сканах для установления личности не используются (не являются биометрическими персональными данными в смысле ст. 11)
- Основание
- Поручение оператора — адвоката или адвокатского образования (ч. 3 ст. 6)
- Срок хранения
- Пока пользователь хранит материалы в Сервисе и действует договор; после удаления — в зашифрованных резервных копиях до 35 дней
5. Порядок и условия обработки
5.1. Обработка ведётся с использованием средств автоматизации и включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных.
5.2. Базы данных и файлы находятся на территории Российской Федерации (ч. 5 ст. 18): серверы, хранилище файлов и резервные копии размещены в Yandex Cloud (регион ru-central1). Трансграничная передача персональных данных не осуществляется.
5.3. Для подготовки выжимок и черновиков используется российская языковая модель YandexGPT. До отправки текст обезличивается на нашем сервере: персональные данные заменяются метками вида «[ФИО-1]», и пользователь проверяет результат. Таблица соответствия меток хранится только у нас в зашифрованном виде; модель получает текст с метками, без имён файлов, и не хранит запросы.
6. Передача персональных данных
6.1. Мы привлекаем [наименование по договору, например ООО «Яндекс.Облако»] для размещения Сервиса и работы языковой модели на условиях договора, обеспечивающего конфиденциальность и безопасность персональных данных.
6.2. Мы не передаём персональные данные третьим лицам для рекламы или иных собственных целей таких лиц и не продаём их.
6.3. Предоставление данных государственным органам возможно только в случаях и порядке, прямо предусмотренных федеральным законом, с учётом требований об адвокатской тайне (ст. 8 Федерального закона от 31.05.2002 № 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации»).
7. Меры по защите персональных данных
- шифрование загруженных файлов, распознанного текста, таблицы обезличивания, ответов модели и обращений (AES-256-GCM); передача данных только по защищённому соединению (HTTPS);
- обязательная двухфакторная аутентификация для всех пользователей, ограничение числа попыток входа, завершение сессий после смены пароля;
- разграничение доступа: данные каждого адвокатского образования изолированы, доступ к делу — только у назначенных пользователей; администрация Сервиса содержимого дел не видит;
- журнал входов и действий с данными, хранение 3 года;
- ежедневное зашифрованное резервное копирование с отдельным ключом и регулярная проверка восстановления;
- назначение ответственного за организацию обработки, локальные акты по обработке и защите персональных данных, оценка вреда и определение уровня защищённости [подтвердить, что документы утверждены].
8. Файлы cookie
Сервис использует только технические файлы cookie, необходимые для входа и работы (сессия, проверка второго фактора). Если пользователь отметил «Запомнить меня», адрес его почты сохраняется в памяти его браузера и на сервер отдельно не передаётся. Счётчики посещаемости, рекламные и аналитические сервисы не используются.
9. Права субъектов персональных данных
9.1. Субъект вправе получить сведения об обработке своих персональных данных, требовать их уточнения, блокирования или уничтожения, если данные неполные, устаревшие, неточные, незаконно полученные или не нужны для заявленной цели, отозвать согласие, а также обжаловать действия оператора в Роскомнадзоре или в суде (ст. 14, 17 Закона о персональных данных).
9.2. Запрос направляется на [почта для обращений по персональным данным]. Запрос должен содержать сведения, позволяющие установить личность и подтвердить участие в отношениях с оператором (ч. 3 ст. 14). Мы отвечаем в течение 10 рабочих дней; срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с указанием причины.
9.3. Согласие отзывается письмом на [почта для обращений по персональным данным]. При отзыве согласия мы прекращаем обработку и уничтожаем данные в течение 30 дней, если иное основание обработки не предусмотрено законом или договором (ч. 5 ст. 21). Без согласия пользоваться Сервисом невозможно.
9.4. По данным из материалов дел (п. 3.2) субъекту следует обращаться к оператору — адвокату или адвокатскому образованию. Мы содействуем оператору в исполнении таких запросов.
10. Инциденты
При неправомерной или случайной передаче персональных данных мы уведомляем Роскомнадзор в течение 24 часов и сообщаем о результатах расследования в течение 72 часов (ч. 3.1 ст. 21), а по данным из материалов дел — незамедлительно уведомляем оператора (адвоката или адвокатское образование).
11. Заключительные положения
11.1. Политика может изменяться. Новая редакция вступает в силу с момента публикации на этой странице. Если изменения существенны, Сервис попросит пользователя заново подтвердить согласие при входе.
11.2. Вопросы по Политике направляйте на [почта для обращений по персональным данным].